معایب و مزایای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

سنگ بنای هر تجارتی بر پایه دسترسی و مدیریت داده‌ها استوار است. هرچه مدیریت این داده‌ها ساده‌تر و دقیق‌تر باشد، احتمال موفقیت سازمان یا شرکت و نیل به اهداف بیشتر می‌شود. توسعه شرکت‌ها به بخش‌های مختلف باعث شده تا اهمیت انسجام و یکپارچگی اطلاعات بیشتر از قبل احساس شود. در این مطلب با سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) آشنا می‌شویم و تفاوت نرم افزار erp با نرم افزارهای حسابداری را بررسی می‌کنیم. به عنوان مدیر یک کسب و کار، باید بدانید که کدام مورد پاسخگوی نیازهای صنعت و صنف شما است و به پیشبرد اهداف شرکت شما کمک بیشتری می‌کند.

در پاسخ به این سوال که erp چیست باید گفت ERP مخفف Enterprise Resource Planning و به معنی برنامه ریزی منابع سازمان است. منظور از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک نرم افزار یکپارچه و خودکار است که سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای مدیریت فعالیت‌های روزانه خود، مثل مدیریت منابع انسانی، امور مالی و حسابداری، مواد اولیه، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، عملیات زنجیره تامین، مدیریت عملکرد سازمان و موارد دیگر استفاده می‌کنند. همچنین، نرم افزارهای کامل ERP به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش گیری مالی سازمان‌ها کمک می‌کنند.

سیستم ای آر پی چندین فرایند تجاری سازمان را به هم مرتبط می‌سازد و امکان انتقال داده‌ها بین واحدهای مختلف سازمان یا شرکت را امکان‌پذیر می‌‎سازد. سیستم‌های ERP، با جمع‌آوری داده‌های مشترک از منابع مختلف سازمان، باعث می‌شوند که داده‌های تکراری حذف شوند. به همین دلیل، داده‌ها به صورت یکپارچه و از یک منبع واحد فراهم می‌شوند که برای کل سازمان واقعی و قابل استناد می‌باشند. امروزه، سیستم ای آر پی برای مدیریت شرکت‌ها و سازمان‌هایی که فعالیت تجاری دارند، با هر اندازه‌ای و فعال در هر زمینه‌ای، واجب و ضروری هستند. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، همان‌قدر که انرژی برق برای روشنایی و کار کردن ماشین‌آلات مهم است، برای شرکت‌ها ضرورت دارد.

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان پیرامون یک ساختار داده‌‌ای واحد و معین طراحی شده‌اند که یک پایگاه داده یا دیتابیس مشترک دارند. این موضوع باعث می‌شود که اطلاعات مورد استفاده، برای کل شرکت استانداردسازی شده و مبتنی بر تعاریف مشترک و تجارب کاربر بهینه شود. این ساختارهای اصلی بعدها به‌واسطه فرایندهای تجاری سازمان که ناشی از گردش کار در بخش‌های مختلف هستند ارتباط درون سازمانی ایجاد می‌کند. بخش‌های مختلف سازمان نیز شامل واحدهای تجاری (مثل بخش مالی و حسابداری، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی، عملیات)، سیستم‌های اتصال و کاربران آن‌ها هستند. به زبان ساده، ERP وسیله‌ای برای ایجاد یکپارچگی بین افراد، فرایندها و فناوری‌ها در سرتاسر سازمان‌ها یا شرکت‌های امروزی و مدرن است.

به عنوان مثال، یک شرکت خوروسازی را تصور کنید که قطعات موردنیاز خود را از چندین تامین‌کننده مختلف تهیه و موجود می‌کند. این شرکت می‌تواند از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان برای ردگیری سفارشات، درخواست‌ها و خرید این قطعات استفاده کرده و اطمینان حاصل کند که تمام بخش‌های سازمان که با کل فرایند تهیه تا خرید قطعات درگیر هستند به یک سری اطلاعات واحد و دقیق، مرتبط با گردش کار سازمان، فرایندهای تجاری، گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها دسترسی دارند.

سیستم ERP کمک می‌کند تا یک قطعه‌ ساده، مثل لنت ترمز جلو، با اطلاعاتی نظیر نام قطعه، اندازه، شماره سریال، کد فنی قطعه، قیمت، ویژگی‌ها و انبوهی از اطلاعات توصیفی دیگر ثبت شده و به طور یکسان در دسترس تمامی بخش‌ها قرار بگیرد. از آنجایی‌که در دنیای امروز، اطلاعات و داده‌ها شریان حیاتی شرکت‌ها و سازمان‌ها محسوب می‌شوند، پس جمع‌آوری، سازماندهی، تحلیل و توزیع این داده‌ها به نحو درست و دقیق می‌تواند موفقیت‌های تجاری را تضمین کند و این مهم با استفاده از سیستم‌های ERP میسر می‌شود.